Política de privacidade

Razão Social: SOFIA SOFTWARE LTDA

CNPJ: 52.433.318/0001-60

Esta Política de Privacidade descreve como a SOFIA SOFTWARE LTDA (doravante, “Sofia”, “nós”, “nosso” ou “nossa”) coleta, usa, armazena e protege os Dados Pessoais dos usuários que acessam e utilizam a nossa plataforma, bem como interagem através de nossos canais de comunicação.

Última atualização: 12 de março de 2025

1. Sobre a Sofia

A Sofia é uma plataforma digital com inteligência artificial desenvolvida para simplificar e otimizar as rotinas financeiras de pequenas e médias empresas brasileiras. Por meio de uma interface amigável e um assistente inteligente acessível via WhatsApp, os usuários podem realizar lançamentos, conciliar transações bancárias, acessar relatórios financeiros e automações, tudo em um só lugar.

2. Definições Importantes

  • Dados Pessoais: Qualquer informação relacionada a uma pessoa física (ex.: nome, CPF, e-mail, telefone, endereço). Dados de empresas (ex.: CNPJ) não são considerados Dados Pessoais pela legislação de proteção de dados, mas podem ser equiparados quando de titularidade de empresário individual (MEI) ou quando levem à identificação de uma pessoa física.
  • Tratamento de Dados: Toda e qualquer forma de uso dos Dados Pessoais, incluindo mas não se limitando a coleta, armazenamento, processamento, compartilhamento e eliminação.
  • LGPD: Lei Geral de Proteção de Dados (Lei nº 13.709/2018), legislação brasileira que regula as atividades de tratamento de Dados Pessoais.

3. Escopo e Abrangência

Esta Política de Privacidade se aplica exclusivamente às atividades de coleta e tratamento de Dados Pessoais realizadas pela Sofia no Brasil, em todo o território nacional, incluindo o uso de nossa plataforma, site e canais de comunicação (como WhatsApp).

Ao utilizar nossos serviços e/ou criar uma conta na plataforma, você concorda com os termos e condições desta Política de Privacidade.

4. Dados Pessoais Coletados

4.1. Dados de Cadastro

  • Nome completo do usuário
  • CPF
  • E-mail
  • Número de telefone (WhatsApp)
  • Cargo ou função na Organização
  • Dados de autenticação (login e senha criptografada)

4.2. Dados Financeiros e Bancários

  • Dados bancários fornecidos para integração automática (informações da conta bancária)
  • Histórico de transações financeiras da empresa (receitas e despesas categorizadas)

4.3. Documentos e Imagens

  • Fotos ou digitalizações de comprovantes, recibos e notas fiscais enviados pelo usuário
  • Documentos financeiros ou fiscais enviados ou armazenados dentro da plataforma (ex.: NF-e, DANFE, DARF, etc.)

4.4. Dados de Uso e Navegação

  • Logs de acesso (endereço IP, datas e horários de utilização)
  • Interações realizadas pelo usuário com o assistente via WhatsApp (mensagens e comandos enviados ao Copilot)

4.5. Dados Organizacionais (PF e PJ)

  • Razão Social ou nome do titular da Organização
  • CPF/CNPJ da Organização
  • Endereço da Organização (quando aplicável)
  • Informações comerciais e financeiras (ex.: faturamento mensal, atividades financeiras, pagamentos realizados e recebidos)

4.6. Dados de Contato

  • E-mail do usuário (para comunicação e envio de notificações)
  • Telefone (WhatsApp) cadastrado (para comunicações e notificações automáticas)

Nota Importante: Todos os dados mencionados são coletados exclusivamente para viabilizar o correto funcionamento da plataforma, melhorar continuamente os serviços oferecidos e cumprir obrigações legais, em conformidade com a LGPD.

5. Finalidades de Uso dos Dados

Abaixo descrevemos as principais finalidades e necessidades de uso dos Dados Pessoais coletados:

  1. Nome Completo e CPF

    • Identificar e autenticar o usuário de maneira segura.
    • Garantir segurança jurídica e atender às obrigações legais (ex.: emissão de notas fiscais).
    • Personalizar o atendimento e relacionamento com o usuário.

  2. E-mail

    • Realizar cadastro e autenticação na plataforma.
    • Comunicar informações essenciais relativas à utilização do produto/serviço.
    • Enviar notificações sobre atualizações, novidades, campanhas de marketing e promoções (com opção de opt-out).

  3. Telefone (WhatsApp)

    • Viabilizar interação via WhatsApp com o assistente virtual (Copilot).
    • Enviar notificações e alertas relevantes sobre movimentações financeiras ou uso da plataforma.
    • Realizar suporte técnico e atendimento ao usuário.

  4. Endereço (Organização)

    • Cumprir obrigações legais e fiscais (emissão de notas, documentos fiscais e contratos).
    • Fins cadastrais da Organização e validação dos dados informados.

  5. Dados Bancários (Conta Bancária da Organização)

    • Possibilitar integração e conciliação automática com bancos.
    • Facilitar lançamentos financeiros automatizados e manter a exatidão das informações financeiras.

  6. Dados de Pagamento (Cartão de Crédito, PIX, Boleto)

    • Realizar cobrança das assinaturas e garantir a prestação contínua dos serviços contratados.
    • Garantir segurança e rastreabilidade dos pagamentos realizados.

  7. Histórico de Transações Financeiras

    • Fornecer relatórios financeiros precisos e personalizados.
    • Realizar análises preditivas para sugerir melhorias financeiras e insights estratégicos.

  8. Fotos e Documentos (Recibos, Comprovantes, Notas Fiscais)

    • Realizar conciliação financeira automatizada e garantir precisão nas informações inseridas.
    • Comprovar operações financeiras realizadas pelo usuário.

  9. Histórico de Interações via WhatsApp (Copilot)

    • Oferecer assistência inteligente personalizada em tempo real.
    • Melhorar continuamente a qualidade e eficiência dos serviços oferecidos pela plataforma.

6. Fluxos Internos que Envolvem Dados Pessoais

A seguir, descrevemos resumidamente o fluxo interno de tratamento de dados na Sofia:

  1. Cadastro Inicial do Usuário

    • Usuário acessa a plataforma e realiza cadastro com nome, CPF, e-mail e telefone para criar seu perfil pessoal e vincular-se a uma Organização.

  2. Cadastro da Organização (PF ou PJ)

    • Usuário (Administrador) cadastra informações específicas da Organização, como CPF/CNPJ, razão social ou nome, endereço e contatos comerciais.

  3. Inserção de Dados Bancários para Integração

    • Usuário insere e autoriza acesso aos dados bancários da Organização (conta corrente ou poupança) para integração automática e conciliação de transações financeiras.

  4. Uso do Assistente Inteligente via WhatsApp (Copilot)

    • Usuário interage pelo WhatsApp fornecendo comandos e informações que poderão conter dados pessoais ou organizacionais para consultas rápidas e tarefas financeiras.

  5. Pagamento da Assinatura do Serviço

    • Usuário realiza pagamento da assinatura via cartão de crédito, PIX ou boleto bancário, informando dados financeiros através de integração segura com o gateway de pagamento (Asaas).

  6. Upload de Documentos e Fotos na Plataforma

    • Usuário envia documentos ou imagens (recibos, notas fiscais, comprovantes diversos) relacionados às operações financeiras para armazenamento e processamento.

  7. Realização de Lançamentos e Operações Financeiras

    • Usuário insere informações financeiras como receitas, despesas e dados relacionados à gestão financeira, que podem incluir dados de clientes e fornecedores.

  8. Geração e Consulta de Relatórios e Dashboards

    • Usuário acessa relatórios e dashboards contendo informações financeiras e administrativas, incluindo dados pessoais previamente fornecidos.

7. Compartilhamento de Dados

A Sofia poderá compartilhar Dados Pessoais com terceiros em situações específicas, tais como:

  • Prestadores de Serviço e Parceiros: Provedores de serviços de pagamento, hospedagem de dados, análise de dados, entre outros, sempre visando o cumprimento das finalidades descritas nesta Política.
  • Autoridades Governamentais: Em casos de requisição legal, ordem judicial, obrigação regulatória ou para cumprimento de determinações legais.

Em todos os casos, buscamos compartilhar somente o mínimo necessário de Dados Pessoais, e sempre exigimos que terceiros adotem medidas adequadas de proteção.

8. Retenção e Segurança dos Dados

  • Retenção: Manteremos os Dados Pessoais somente pelo período necessário para cumprir as finalidades descritas nesta Política ou conforme exigido pela legislação aplicável.
  • Segurança: Implementamos medidas de segurança técnicas e organizacionais para proteger os Dados Pessoais contra acessos não autorizados, destruição, perda, alteração ou uso indevido. Essas medidas incluem criptografia de senhas, uso de canais seguros de comunicação e controles de acesso restritos aos colaboradores.

9. Direitos dos Titulares de Dados

Em conformidade com a LGPD, os titulares de Dados Pessoais têm os seguintes direitos:

  1. Confirmação da existência de tratamento: Solicitar a confirmação sobre a existência de tratamento de seus Dados Pessoais.
  2. Acesso aos dados: Obter acesso aos seus Dados Pessoais tratados pela Sofia.
  3. Correção de dados: Solicitar a correção de dados incompletos, inexatos ou desatualizados.
  4. Anonimização, bloqueio ou eliminação: Quando desnecessários, excessivos ou tratados em desconformidade com a LGPD.
  5. Portabilidade dos dados: Solicitar a portabilidade dos dados a outro fornecedor de serviço ou produto, conforme regulamentação da autoridade nacional.
  6. Eliminação dos dados: Solicitar a exclusão dos Dados Pessoais tratados com base no seu consentimento, exceto quando houver outra base legal que justifique a continuidade do tratamento.
  7. Revogação do consentimento: A qualquer momento, mediante manifestação expressa, ratificados os tratamentos realizados sob amparo do consentimento anteriormente manifestado.
  8. Oposição a tratamento: Opor-se a qualquer tratamento que considere irregular ou que viole a LGPD.

Para exercer seus direitos, o titular deve entrar em contato pelos canais indicados na Seção Contato.

10. Cookies e Tecnologias de Rastreamento

Podemos utilizar cookies ou tecnologias similares para melhorar a experiência de navegação em nosso site. Essas tecnologias podem coletar dados como endereço IP, tipo de navegador, tempo de visita, entre outras informações que ajudam a personalizar e aprimorar nossos serviços.

Os usuários podem ajustar as configurações de seus navegadores para recusar ou excluir cookies, mas isso pode afetar o funcionamento adequado da plataforma.

11. Contato

Caso você tenha qualquer dúvida sobre esta Política de Privacidade, deseje exercer algum dos seus direitos ou precise de esclarecimentos adicionais, entre em contato conosco:

12. Alterações nesta Política de Privacidade

A Sofia reserva-se o direito de alterar esta Política de Privacidade a qualquer momento, mediante publicação da versão atualizada em nosso site. A data da última atualização encontra-se no início deste documento.

Em caso de alterações significativas, poderemos enviar um comunicado por e-mail ou por notificação na própria plataforma, indicando de forma clara as modificações realizadas.

13. Lei Aplicável e Foro

Esta Política de Privacidade é regida pelas leis da República Federativa do Brasil, especialmente pela Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD). Quaisquer controvérsias decorrentes de sua interpretação ou aplicação serão solucionadas pelo foro da comarca em que se situa a sede da Sofia, salvo disposição legal em contrário.

Ao utilizar a plataforma da Sofia, você reconhece que leu, compreendeu e concorda com os termos desta Política de Privacidade.

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